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1、数据采集与标准化

做采购支出分析的这个头一步, 实际上是去搭好数据底座。要把存在ERP系统里面的数据、合同台账里面的数据, 还有发票记录里面的数据, 统统给统一导出, 然后接下来就要按照品类这个维度、部门这个维度,以及供应商这三个维度来做分类打标。

如果在数据口径方面出现了不一致的情况的时候如何做采购支出分析, 那就必须先去做好清洗工作, 并且还要去做去重操作, 这样就可以避免在后面进行分析的过程中出现偏差了。

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2、支出趋势与结构分析

我们要去拉取最近十二个月或者是三个季度的采购支出明细, 然后去计算每一个品类的每个月的支出占比, 还有计算出它们的变化情况是怎样的, 这个变化是跟上年同期相比的同比情况,也有跟前一个周期相比的环比情况如何做采购支出分析, 我们要把重点放在识别那些支出集中度比较高的品类上面,以及找出增长出现异常情况的品类如何做采购支出分析如何做采购支出分析, 以此来找到关于“花了多少钱”这个问题的答案, 也要找到关于“花在哪里”这个问题的答案, 还要找出关于“花得是否合理”这三个核心问题的答案。

3、供应商集中度评估

我们需要去统计各个品类里面排名在前面的那五个供应商在总支出中所占的比例, 也就是那个CR5指标。如果这个集中度变得特别高, 那就意味着我们在议价方面的空间会被压缩掉。

反过来讲, 如果分布得过于分散, 就会导致管理成本变得特别偏高。与此同时, 我们还要把交付评分和价格波动的数据结合起来看, 以此来判断究竟是有必要引入新的供应商, 还是有必要的对现有的供应商进行淘汰处理。

4、把价格发生的偏差状况, 以及由此计算出来的节约率数值, 进行测算。

你需要把实际采购到的单价跟市场基准价进行对比, 这里说的市场基准价包括行业内的平均水平、历史上出现过的较低价格以及招标时参考的价格, 通过这种对比来计算出来价格到底偏差了多少, 也就是算出一个价格偏差率, 与此同时, 你还需要对框架协议里面节省下来的钱做一个统计, 把这些节约的钱加起来,算出整体的采购节约率如何做采购支出分析, 把这个整体采购节约率当作最重要的指标, 拿去向公司管理层汇报。

5、将报告输出为可以直观呈现的形式。

把前四步的结果整合为一份采购支出分析报告。用瀑布图展示支出结构的变化。用散点图呈现供应商价格与质量分布的情况。用柱状图对比各部门节约率的差异。报告控制在5页以内。结论放在前面, 数据放在附录里。

这上面的五个步骤, 组成了一个特别完整的采购支出分析流程, 建议每个季度都要执行一次, 如果遇上了重大品类调整的时候, 还要额外再做专项分析与研究。

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